Asi není třeba říkat, že jedním z problémů, se kterými se úřady potýkají, je velké množství dokumentů, které je potřeba skladovat, a to často v několika kopiích. Zabírá se tím stále více prostoru, který by mohl být využit jinak.
Samozřejmě, jako vše ostatní, ani toto není bezúčelné. Je nutné, aby bylo možné si například kdykoliv ověřit přesné znění daného dokumentu, případně, pokud nastane nějaký spor, ověřit podpisy, a to i po delší době. Je to tedy děláno především pro bezpečnost všech zúčastněných stran.
To samozřejmě neznamená, že je nutné uchovávat je navěky. Jistě, mnohdy je potřeba je skladovat po dobu několika let, avšak všechny typy dokumentů mají svou zákonem danou lhůtu, po které je možné je vyřadit.
Toto vyřazení však musí probíhat specifickým způsobem. Není možné je jen tak vyhodit – nesmíme totiž zapomenout, že jsou na nich uvedeny osobní a mnohdy i citlivé údaje obou stran. I z tohoto důvodu se jako nejčastější způsob likvidace volí skartování.
Avšak je jasné, že například skartace dokumentů – Praha není snadný proces, především pro velké množství papíru, které je nutné zničit. Vyřazování totiž obvykle probíhá jednou ročně, a je jasné, kolik papíru pak jde najednou ke skartaci.
Aby tedy úředníci nebyli odváděni od své obvyklé činnosti, najímají se pro tuto práci externí firmy, jako je například ekoskart.eu. Ty mají vybavení, které jim umožní skartovat velké množství papíru najednou. Samozřejmě si za svou práci nechají zaplatit, avšak díky tomu nejsou odváděni úředníci od své práce. V konečném důsledku se to tedy vyplatí.
Samozřejmě je zde otázka bezpečnosti – jak zajistíme, aby pracovníci dané firmy například nesebrali některé dokumenty a nezneužili informace v nich uvedené?
Zde není třeba se bát. Je to jištěno smlouvou, a to jak mezi úřadem a onou firmou, tak i mezi firmou a jejími zaměstnanci, a to pod hrozbou minimálně vysokých pokut. Je tedy jasné, že to nikdo nebude chtít riskovat.